Vandaag is het e-mailloze vrijdag. Zo minder je met mailen

E-mailen hapt een groot deel van onze werkdag af, laat onderzoek van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) zien. Van de ondervraagden zegt 39 procent één tot twee uur per dag aan de mail te besteden. Een vijfde is maar liefst een kwart van de werkdag kwijt aan e-mailen. En een beetje medelijden met je manager is op zijn plaats. Een kwart van hen ontvangt 50 tot 100 nieuwe mailtjes per dag.

Sommige bedrijven maken de keuze om zoveel mogelijk met e-mail te stoppen. Ondernemer René Sielhorst van gezondheidsadviesbureau Its My Life schafte het interne e-mailverkeer binnen zijn bedrijf af. ,,De enige afspraak die we met elkaar gemaakt hebben, was dat we e-mail alleen nog zouden gebruiken om te informeren of om bestanden te delen. Zodra je reactie verwacht, is het beter om te bellen, naar elkaar toe lopen of wachten tot de wekelijkse teammeeting’’, verklaart hij. 

Ook IT-bedrijf Atos stopte in 2014 met interne e-mails en maakt nu gebruik van andere tools om het e-mailgebruik te verminderen. Vicepresident Marianne Hewlett: ,,We werken met zogenaamde ‘communities’ waarin we samen aan documenten werken, zodat we niet ‘versie 10’ aan het rondmailen zijn. Voor de snelle communicatie wordt een chatprogramma gebruikt.’’  

Maar deze bedrijven blijven uitzonderingen. Het wordt er niet minder op met al dat ge-email. Eerder het tegenovergestelde. Volgens statistiekbureau Statista werden er in 2017 iedere dag zo’n 269 miljard mails verstuurd. Dat aantal groeit ieder jaar met 10 procent, weet Annemiek Tigchelaar, werkdrukcoach en auteur van Grip op je e-mail = Grip op je werk. ,,E-mail blijft de belangrijkste communicatievorm op het werk. Helemaal zonder kun je tegenwoordig niet meer. Dan gaat het erom dat je er handig mee om gaat.’’ Hoe? Daar heeft ze de volgende tips voor:

1. Stop zelf ook met mailen

Tip 1 is simpel: om de hoeveelheid mail die je krijgt te verminderen, moet  je zelf ook minder mailen. ,,Aan het einde van de dag heb je een overzichtelijke, misschien zelfs lege inbox. Dan kom je de volgende dag op je werk, en zit hij weer vol. Allemaal berichten van mensen die jou beantwoord hebben. Als je minder mail wil, stop dan ook zelf met zoveel mailen.’’

2. Maak afspraken met elkaar

Wat als je iets echt moet mededelen? Dat kan door het slimmer aan te pakken. ,,Spreek met elkaar regels af. Hoe willen jullie als werknemers dat er met elkaar gecommuniceerd wordt.’’ E-mailloze vrijdag is het perfecte moment om dat te bespreken, zegt Tigchelaar. ,,Pak een kop koffie en ga met elkaar om de tafel zitten. Bespreek ook de details: wat willen jullie doen met CC’s, wanneer gebruik je de urgentieknop, hoeveel bestanden deel je via de mail?’’

3. Laat je niet leiden door je inbox

En wat doe je met de mails die je krijgt? De hoeveelheid zelf is vaak het probleem niet, wel hoeveel tijd je eraan kwijt bent. ,,Je klikt om 9 uur ’s ochtends je mail open en voor je het weet is het al 11 uur. Dan ben je nog niet aan je taken voor die dag toegekomen. Maar die e-mails zijn de prioriteiten van anderen, niet die van jou.’’ Laat je eigen werk dus voorgaan. Bedenk van tevoren wat je die dag wil doen en houd je daar aan. Begin met dat grote project en besteed dan bijvoorbeeld een uurtje aan je e-mail.’’

4. Zap niet tussen onderwerpen

Je mails verwerken kan nogal hectisch zijn. ,,Het is voor de meeste mensen als zappen. Je werkt het lijstje af maar wordt geconfronteerd met steeds wisselende onderwerpen.’’ Spreek daarom met jezelf af dat je deze keer alleen iets met de mails doet over een bepaald onderwerp. ,,Kijk nu naar alles wat met project A te maken heeft en laat de rest staan. Het kan ook helpen om verschillende onderwerpen een eigen dag te geven.’’

5. E-mailverslaving? Probeer langzaam af te kicken.

 Maar als je te veel aan je email zit, dan kijk je er toch gewoon minder naar? Dat is niet zo makkelijk als het lijkt. ,,Als je een melding krijgt dat er een nieuwe email binnenkomt, dan triggert dat de hersenen. Er komen gelukshormonen vrij. Die prikkels zijn verslavend.’’

Nadeel is dat mensen zich steeds minder goed kunnen concentreren. Van je e-mailverslaving kom je af door klein te beginnen. ,,Laat jezelf er langzaam aan wennen dat je minder naar je e-mail kijkt.’’

Leuk zo’n e-mailloze vrijdag, maar hoe kom je af van de berg ongelezen e-mailtjes die al in je inbox staan? Geen nood, met deze tips van coach en onze columniste Charlotte van ‘t Wout krijg ook jij een lege, overzichtelijke inbox. Bekijk de video hieronder:

Als je dan toch moet e-mailen, helpt het wel als je antwoord krijgt. Worden jouw mailtjes genegeerd? Grote kans dat je dat aan jezelf te danken hebt, zo zegt Charlotte. Hoe je wel antwoord krijgt, zie je in de video hieronder.

Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!