De perfecte mail opstellen is zo moeilijk nog niet

E-mail, we zijn er maar druk mee. Gemiddeld een uur of twee dagelijks, om precies te zijn. En dat dan elke werkdag weer. Per week is dat een dikke werkdag, en per maand ongeveer een werkweek. Mensen die op kantoor werken zitten dus ongeveer een kwart van hun tijd met hun neus in een mailprogramma. Naar schatting produceren we met zijn allen ergens tussen de 100 en de 300 miljard (!) e-mails. Per dág. Dat zijn gemiddeld tussen de 100 en 200 mails per dag voor kantoorwerkers. Oké, enkele daarvan zijn ongetwijfeld van een Nigeriaanse prins die een erfenis voor je zegt te hebben, maar het blijft veel.

Gezien de enorme hoeveelheid mails die we te verstouwen hebben, is het opmerkelijk hoe slecht opgesteld veel van deze berichten zijn. Niets zo irritant als een vaag mailtje, een mail die véél te lang is maar waar nog onduidelijk blijft wat je er precies mee moet, of een mail waar na helemaal lezen alsnog blijkt dat het niet echt iets met jou te maken heeft.

Wil je dat voorkomen, geef dan zelf het goede voorbeeld. De perfecte mail opstellen is zo moeilijk niet, maar word je wel in dank afgenomen. Wil je weten hoe, dan volgen hieronder enkele tips. Onthoud ze, bespreek ze in de vergadering of stuur ze passief-agressief door naar al je collegae. U zult me later bedanken.

Besteed bij het opstellen van je mail buitensporig veel tijd aan het onderwerp 
Realistisch gezien beoordeelt de lezer op basis van het onderwerp of je bericht het lezen waard is. ‘Korte vraag aan Irene over bedrijfsplan’ is beter dan ‘Input gewenst?!?’. Hoe vager het onderwerp, hoe groter de kans dat het ongelezen in de prullenbak belandt.

Wees beleefd, maar don’t overdo it 
Vriendelijk informeren naar iemands gezondheid kan geen kwaad, maar je mail starten met ‘In dit jaargetijde van dwarrelende blâren hoop ik dat dit bericht u in blakende gezondheid bereikt’, is wat veel van het goede. Het is een mail, Shakespeare, geen sonnet.

Zorg dat je snel - zo snel als de nodige beleefdheid toelaat - tot je punt komt 
Onderstreep de daadwerkelijke vraag voor de duidelijkheid. Niemand wil na het lezen van zes uitgebreide alinea’s nóg niet weten wat er van hem of haar verwacht wordt.

Mail is bij uitstek geschikt voor feitelijke vragen of eenvoudige taken 
Wil je dieper en inhoudelijk ergens over sparren, dan kun je beter bellen. En dan nog een vriendelijk verzoek mijnerzijds: gebruik géén emoticons in e-mails. Nooit. Deze guitige smileys horen thuis op je Snapchat of TikTok, maar zeker niet in zakelijke communicatie! ;-)

Thijs Launspach is psycholoog en stressexpert. Hij schreef hierover de boeken Fokking druk (2018) en Werken met millennials (2019).

Thijs onthulde zijn pijlers tegen stress en een burn-out aan Arie Boomsma in onze webserie FIT...Met Arie Boomsma. Bekijk hieronder de video:

Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!